„Außer Reden nichts gewesen“ – Tipps gegen ineffiziente Meetings

2016-03-21

Kategorien: Arbeit und Leben
 „Außer Reden nichts gewesen“ – Tipps gegen ineffiziente Meetings

Wer kennt sie nicht? Endlose, zeitfressende Besprechungen und die 100-prozentige Gewissheit, dass der größte Teil der Zeit sinnvoller eingesetzt werden könnte?

Bei vielen Mitarbeitern löst der Gedanke an das bevorstehende wöchentliche Meeting Fluchtwünsche aus. Dabei könnte alles so einfach sein….Hier einige Tipps:

1. Kein Meeting ohne Termin!

Bestimmen Sie einen konkreten Termin für Ihre Besprechung damit alle Teilnehmer die Möglichkeit haben, sich entsprechend vorzubereiten.

2. Kein Meeting ohne Agenda!

Klären Sie vor der Besprechung, welche Themen genau zur Sprache kommen sollen. Erstellen Sie eine Agenda und verteilen Sie diese rechtzeitig vor der Besprechung. So vermeiden Sie, dass man sich mit zu vielen unvorbereiteten Themen „verzettelt“.

3. Limitieren Sie die Zeit pro Besprechungsthema!

Bestimmen Sie ein konkretes Zeitfenster pro Thema, damit die Besprechung nicht zeitlich ausufert. Fünf bis Zehn Minuten pro Thema reichen in der Regel vollkommen aus.

4. Definieren Sie das Ziel Ihrer Besprechung!

Möchten Sie Ihre Kollegen über den aktuellen Stand eines Projektes informieren? Sollen Entscheidungen getroffen werden? Überlegen Sie, was genau Sie erreichen wollen. Je konkreter Sie das Ziel bestimmen, desto punktgenauer können Sie sich vorbereiten.

5. Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche und bereiten Sie Entscheidungen vor!

Bereiten Sie jedes Thema so vor, dass Sie es Ihrer Gesprächsrunde einfach und in wenigen Sätzen präsentieren können. Fassen Sie nur das Wesentliche zusammen und vermeiden Sie komplexe Details. Ausschweifenden Erzählungen hört niemand zu. 

Wenn Sie eine Entscheidung herbeiführen wollen, sollten Sie die einzelnen Alternativen so weit wie möglich eingrenzen. Zu viele Alternativen verkomplizieren den Entscheidungsprozess. Suchen Sie die besten Vorschläge heraus und präsentieren Sie nicht mehr als 1-3 Entwürfe. Erläutern Sie kurz den konkreten Vorteil des jeweiligen Entwurfes. Äußern Sie, welche Variante Sie empfehlen, und warum. So vereinfachen Sie den Entscheidungsprozess und geben Ihrem Umfeld gleichzeitig das Gefühl, dass Sie wissen, wovon Sie reden. 

6. Stellen Sie klare Besprechungsregeln auf!

Bestimmen Sie, wie und in welcher Form Meetings stattfinden sollen. Stellen Sie Besprechungsregeln auf und stimmen Sie diese mit Ihrem Team ab. 

7. Führen Sie ein Phrasenschwein ein!

Phrasenschweine sind nicht nur in bekannten Fußballsendungen angesagt - sie machen sich auch in jedem Meeting gut. In spielerischer Art und Weise halten Sie alle Besprechungsteilnehmer zu mehr Disziplin an und steigern gleichzeitig den Unterhaltungswert. Jeder, der sich nicht an die Besprechungsregeln hält, oder durch ausuferndes „Schwafeln“ auffällt, muss einen kleinen Betrag ins Schwein werfen.

Ist das Phrasenschwein einmal gefüllt, so gibt es viele Möglichkeiten das gesammelte Geld gemeinsam wieder auszugeben, wie zum Beispiel in Form eines gemeinsamen Brunchs oder eines Restaurantbesuchs. 

8. Vermeiden Sie ausschweifende Besprechungsberichte!

Die wenigsten Besprechungsberichte werden wirklich gelesen, insbesondere, wenn sie zu lang sind. Fassen Sie sich daher auch hier kurz. Eine besonders beliebte und effiziente Variante ist der Bericht in Tabellenform. Hier konzentrieren Sie sich lediglich auf die relevanten Fakten, die zum Beispiel wie folgt gegliedert werden könnten: Projekt / Aufgabe oder Thema / Entscheidungen / nächste Schritte / Termin / Zuständigkeit. Je nach Themenumfang lassen sich diese Berichte sogar auf eine DIN A4-Seite beschränken. 

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